Lavia Odense

Privatlivspolitik for LAVIA Odense

Dato for seneste ændring i privatlivspolitikken 11-08-2018

LAVIA Odenses dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

LAVIA Odense er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Jonna Madsen

Adresse: Svendborgvej 103

CVR: 30188411

Telefonnr.: 20631646

Mail: laviakasserer@gmail.com

Website: www.laviaodense.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger :

Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger:

Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

Oplysninger om handicap i forhold til aktiviteten, underskrevet med samtykke.

Oplysninger om ledere og trænere:

Almindelige personoplysninger:

Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

Behandling efter lovkrav

Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

Administration af din relation til os

Formål med behandling af oplysninger på ledere, hjælpere og trænere:

Håndtering af trænernes, hjælpernes og ledernes hverv og pligter i foreningen

Opfyldelse af lovkrav

Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende

Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 

Udøvelse af idræts/ motions aktivitet, herunder udfærdigelse af holdopstillinger, m.v.

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen

Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er et krav fra Odense Kommune for tildeling af aktivitetstilskud.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [3 år] efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere/ hjælpere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [1 år] efter dit virke er ophørt

Ledere, hjælpere og trænere der modtager godtgørelse:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. udbetalingsbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

Retten til indsigt i egne personoplysninger

Retten til berigtigelse

Retten til sletning

Retten til begrænsning af behandling

Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.